Locatie Gemeenschapshuis De Walnoot, inloop van 13.00 tot 13.30 uur
Uitnodiging, toelichting op agendapunt 8 en 9, modelstatuten en jaarverslag.
A G E N D A
- Opening door de voorzitter Henk Bergmans om 13.30 uur.
- Notulen van de algemene ledenvergaderingen van 15-02-2024.
- Jaarverslag 2024 Voorzitter Henk Bergmans geeft namens de secretaris een korte toelichting op de hoofdpunten. Bij binnenkomst liggen enkele exemplaren ter inzage.
- Wonen-zorg-welzijn Aansluitend op het jaarverslag: wat is er afgelopen jaar gedaan en hoe gaan we in 2025 verder?
- Financieel jaarverslag 2024Penningmeester Frans Pennings licht kort de belangrijkste cijfers en het verslag van de kascontrolecommissie (Jan van der Sande en Peter Schoonen, Piet Mosink reserve) toe. Bij binnenkomst liggen enkele exemplaren ter inzage. De balans zal een half uur voor aanvang beschikbaar zijn en de penningmeester zal dan eventuele vragen beantwoorden
- Begroting 2025Toelichting door Frans Pennings. Met de contributieverhoging per 1-1-2025 zullen de opbrengsten een stuk hoger zijn dan de afgelopen jaren. Rekening houdend met de hogere afdracht aan Senioren Netwerk Brabant-Zeeland en de reguliere kostenverhogingen zal hierdoor, in tegenstelling tot eerdere jaren, geen sprake meer zijn van een tekort op de begroting.
- Benoeming leden kascontrolecommissie 2025 (Peter Schoonen kan nog een jaar aanblijven)
- Wijziging in de statuten De statuten moeten worden aangepast om te voldoen aan de eisen van de WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen) en omdat de KBO-Boxtel haar naam heeft gewijzigd in Seniorenvereniging Boxtel. Zie toelichting aansluitend aan de agenda.
- OrganisatiestructuurVaststellen wijziging samenstelling afdelingsbestuur, taken afdelingsbestuur, organisatie wijkcommissies, informeel dagelijks bestuur en vervallen huishoudelijk reglement. Zo sluiten we aan bij de gewijzigde statuten en spelen we in op de moeilijkheid nieuwe bestuurders voor wijkcommissies te vinden. Zie toelichting aansluitend aan de agenda.
- (Her)benoeming leden afdelingsbestuur Herbenoeming van Leo Reurings (vice voorzitter en voorzitter Activiteitencommissie) en Gerard Buiks (tweede secretaris) Benoeming van Laura Bekers (vertegenwoordiger wijk Centrum) en Aleid Penning (Communicatie en PR).
- Afscheid van Cor Teunis, Theo van Hamond, leden afdelingsbestuur
- Rondvraag U kunt uw vragen voor de vergadering tot aan het punt van de rondvraag schriftelijk indienen. Achter in de zaal liggen hiervoor formulieren.
- Sluiting jaarvergadering rond 14.30 uur. Na de afsluiting van het officiële gedeelte een gezellig samenzijn tot ca. 17.00 uur met een optreden van Hetty Pronk en Anne Alkemade.
Toelichting op agendapunt 8 (wijziging statuten)
De nu geldende statuten van onze vereniging zijn bij notariële akte vastgesteld op 9 oktober 2003.
KBO-Brabant, nu Senioren Brabant en Zeeland, heeft op 25 november 2021 nieuwe modelstatuten voor de KBO-Afdelingen vastgesteld. De wijzigingen/aanvullingen beogen vooral een verduidelijking van taken, bevoegdheden en besluitvorming. U moet dan bijvoorbeeld denken aan een regeling voor het geval de stemmen staken of hoe te handelen bij schorsing of ontslag van bestuurders. Deze wijzigingen/aanvullingen waren was nodig in verband met:
- de invoering van de WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen)
- het mogelijk maken van het verkrijgen van een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling)-status, die belastingvoordelen oplevert.
Onze statuten zijn nog niet aan dit model aangepast.
Vervolgens heeft Senioren Brabant en Zeeland op 4 juli 2024 opnieuw de modelstatuten veranderd. Dit keer had dat voornamelijk te maken met de naamswijziging van KBO-Brabant.
Ook deze veranderingen zijn nog niet in onze statuten verwerkt.
Het afdelingsbestuur stelt voor de statuten nu te laten aanpassen bij de notaris.
Over dit voorstel moet schriftelijk worden gestemd en het voorstel is aangenomen als tenminste 2/3 van de aanwezige leden vóór stemt.
De wijziging van de statuten van afdelingen behoeft goedkeuring van het algemeen bestuur van de Seniorenvereniging Brabant-Zeeland. Bij afwijkingen wordt geen goedkeuring verleend omdat het voor Senioren Brabant en Zeeland ondoenlijk is als de 270 afdelingen allemaal met verschillende statuten gaan werken. Wel mogen afdelingen bepalen dat zij in bijzondere gevallen bestuursleden langer dan drie termijnen in het bestuur laten zitten. Die aanvulling nemen wij ook op.
Kortom: als onze vereniging de statuten niet wijzigt, houden wij ons niet aan de wet en staat onze relatie met Senioren Brabant en Zeeland op het spel.
Het gaat hier om een juridische tekst van 9 pagina’s. Wij willen dat niet allemaal in ONSBoxtel gaan zetten. Dit stuk staat op onze website en bij de algemene ledenvergadering zullen er exemplaren ter inzage beschikbaar zijn. In dit stuk zijn alle wijzigingen gemarkeerd.
Na goedkeuring door Senioren Brabant-Zeeland volgt de vaststelling van de statuten door de notaris.
Toelichting op agendapunt 9 (organisatiestructuur)
Vaststellen samenstelling afdelingsbestuur en benoeming bestuursleden
Onze vereniging houdt zich bezig met:
- Van oudsher houdt onze vereniging zich voornamelijk bezig met het organiseren van activiteiten. In de loop der jaren is zowel het aantal als de diversiteit van de activiteiten gestaag gegroeid. Geleidelijk aan worden steeds meer activiteiten op afdelingsniveau in plaats van op wijkniveau georganiseerd.
- Sinds het begin van deze eeuw is de positie van de gemeenten in de maatschappelijke ondersteuning steeds verder versterkt. Deze gemeentelijke taak is sinds 2007 geregeld in een Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). De vereniging beschikt over goed opgeleide WMO-cliëntondersteuners die leden en niet-leden desgevraagd helpen wanneer zij bij de gemeente ondersteuning aanvragen. Ook zijn er ouderenadviseurs en administratiemaatjes die leden bijstaan op allerlei gebied. Daarnaast is er de Belastingservice die hulp biedt bij het invullen van belastingformulieren. Al deze taken kun je vatten onder de noemer “dienstverlening”.
- De nieuwste taak van de vereniging is het breder behartigen van de belangen van senioren bij met name de gemeente en in de gemeente werkzame organisaties op het gebied van wonen, welzijn en zorg. Dat gaat steeds meer aandacht vragen nu de meeste senioren langer zelfstandig moeten blijven wonen en het aanbod van zorg minder vanzelfsprekend wordt. Met de komst van leden van de voormalige Ouderen in Regie en de oprichting van een speciale werkgroep Wonen-Zorg-Welzijn heeft deze taak een extra impuls gekregen.
Het imago van onze vereniging kan sterker worden.
De vereniging heeft een uitstekend maandblad. In het afgelopen jaar is een begin gemaakt met digitale communicatie via Facebook en een aangepaste website. Nieuwe jongere leden zullen vooral via digitale kanalen worden bereikt.
In het afdelingsbestuur was nooit een specifiek lid belast met dit onderwerp.
Dit alles leidt tot het voorstel voor de volgende nieuwe samenstelling van het afdelingsbestuur.
- Voorzitter (Henk Bergmans)
- Secretaris (Irma van der Sloot)
- Tweede secretaris (Gerard Buiks)
- Penningmeester (Frans Pennings)
- Voorzitter Activiteitencommissie (Leo Reurings)
- Coördinator Dienstverlening (Tineke Nuesink)
- Coördinator Belangenbehartiging (Tineke Nuesink)
- Bestuurslid Communicatie en PR (te benoemen Aleid Penning)
- Vertegenwoordiger wijkcommissie Oost (vacature)
- Vertegenwoordiger wijk Centrum (te benoemen Laura Bekers)
- Vertegenwoordiger wijkcommissie Lennisheuvel (Mien Dekkers)
- Vertegenwoordiger wijk Selissen (vacature)
Vaststellen taken afdelingsbestuur
- Sturing op hoofdlijnen (dus geen gedetailleerde bemoeienis met invulling van taken)
- Sturing op het behalen van de doelstellingen en op een kwalitatief goede invulling van de taken van de vereniging
- Zorg voor het financieel gezond blijven van de vereniging
- Sturing op de continuïteit door groei of het op peil houden van het aantal leden en vrijwilligers
- Sturing op goede communicatie en een goed imago
Eigenlijk is dit al de bestaande praktijk. Maar het is goed dit een keer formeel vanuit de algemene ledenvergadering vast te leggen.
Organisatie wijkcommissies
Het blijkt voor de wijkcommissies erg moeilijk nieuwe bestuurders te vinden. Bestuursfuncties zijn in het algemeen heel lastig in te vullen. Kijk naar de Keistampers en Ouderen in Regie die om die reden aansluiting bij onze vereniging hebben gezocht.
Bij Selissen is de wijkcommissie hierdoor opgeheven en zijn twee leden opgenomen in de Activiteitencommissie.
Het aantal activiteiten dat vanuit de wijkcommissie wordt georganiseerd en de deelname daaraan lopen veelal terug. Er wordt steeds meer centraal georganiseerd.
Daarom regelen dat er in ieder geval altijd vertegenwoordigers van de wijken in de Activiteitencommissie zitten en dat er wat meer keuzevrijheid komt voor de opzet van een wijkcommissie
Wijkcommissies krijgen daarom de vrije keuze om de huidige opzet van de wijkcommissie wel of niet te handhaven. Het kan helpen als de structuur wat informeler wordt (geen agenda’s en verslagen; meer accent op doe-taken) Wel moeten er in ieder geval in elke wijk tenminste twee contactpersonen zijn die aanspreekpunt zijn in de wijk en die deel uitmaken van de activiteitencommissie (of: één is lid en de ander plaatsvervangend lid).
Informeel Dagelijks Bestuur
Er is een dagelijks bestuur dat de vergadering van het afdelingsbestuur mede voorbereidt. Het heeft een informeel karakter (geen agenda’s en verslagen). In dat dagelijks bestuur hebben zitting: de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter, de secretaris, de tweede secretaris en de penningmeester.
Huishoudelijk Reglement komt te vervallen
Het reglement regelt met name de samenstelling van het afdelingsbestuur, de taken van de wijkcommissies en de penningmeester. Zaken die in de voorliggende punten (besluiten ALV worden vastgelegd in verslag) en de nieuwe statuten als zijn geregeld. Het reglement is daarmee overbodig geworden.